هيئة الطرق والمواصلات تستخدم الأرشفة الإلكترونية

[أخبار تقنية]

http://www.aitnews.com/gallery/large/aitnews2071449629.jpgتقوم إدارة الخدمات الإدارية بقطاع خدمات الدعم المؤسسي بهيئة الطرق والمواصلات بأرشفة المعاملات إلكترونياً عبر مشروع برنامج الأرشفة الإلكترونية، وبالتعاون مع إدارة تقنية المعلومات، بهدف الوصول إلى هيئة بلا أوراق.وصرّح أحمد الحمادي مدير إدارة الخدمات الإدارية بقطاع خدمات الدعم المؤسسي بالهيئة أن تنفيذ مشروع برنامج الأرشفة الإلكترونية جاء بتوجيهات سديدة من قبل مطر الطاير رئيس مجلس الإدارة والمدير التنفيذي لهيئة الطرق والمواصلات الذي يعمل على توفير كافة السبل التي تجعل هيئة الطرق والمواصلات من الهيئات المتخصصة في دبي، من خلال تقديم جميع الخدمات إلكترونياً، وذلك لتوفير عاملي الوقت والجهد على الموظفين والعملاء. وأكد الحمادي: "أن مشروع برنامج الأرشفة الإلكترونية ينقسم إلى محورين رئيسيين هما المحور الإستراتيجي، وهو العمل برؤية حكومة دبي الرامية إلى التميز في العمل، ورفع كفاءة الإنتاج، والإبداع في شتى ميادين العمل المختلفة". وأضاف الحمادي إلى أن المحور الثاني يتمثل في الإنجازات التي حققتها إدارة الخدمات الإدارية في هذا الصدد، حيث قامت بالأرشفة الإلكترونية لمليون و136 ألف و850 معاملة، بلغت 10 مليون و300 ألف ورقة في فترة زمنية قياسية بحجم العمل المنفذ من شهر فبراير 2007 ولغاية أغسطس من العام ذاته، والبالغة سبعة أشهر بمعدل 5413 معاملة في اليوم الواحد مقابل 49047 ورقة. وأوضح: "أن الهيئة نفذت هذا البرنامج مع الشركة الهندية نيو جرافيك أنترناشيونال ( N.G.I ) وقسم الأرشفة والمتمثل في فهد محمد هادي مدير الأرشفة بإدارة الخدمات الإدارية، حيث بدأ العمل بمشروع الأرشفة الإلكترونية خلال مرحلته الأولى في بداية العام 2007 وتحديداً في شهر فبراير ولغاية أغسطس من العام ذاته، لتنتهي بذلك المرحلة الأولى للمشروع، مسجلة الإنجازات التي تحققت على أرض الواقع، ومن خلال الأرقام المذكورة سالفاً". وأشار إلى أن المرحلة الثانية إنطلقت من بداية العام 2008 والتي ستستمر لنهايته، وسيتم خلال هذه المرحلة الإنتهاء من الأوراق نهائياً، والعمل على المكتب الإلكتروني من خلال أرشفة 20 ألف معاملة إلكترونيا في اليوم الواحد، وتكثيف العمل للوصول إلى أرشفة 80 ألف معاملة يومياً، ليبدأ العام 2009 بالعمل تحت شعار هيئة لا ورقية. وقال الحمادي: "أن المشروع بدأ وبالتعاون مع إدارة تقنية المعلومات بأخذ عينات عشوائية من مختلف الإدارات مثل إدارة الترخيص ( مؤسسة الترخيص حالياً)، وإدارة الشؤون المالية، وإدارة الموارد البشرية، وإدارة الصيانة، على أن يتم تعميم المشروع على جميع إدارة الهيئة تباعاً، حتى نهاية 2008". وتابع: "أن الهيئة تسعى من خلال هذه الأرشفة الإلكترونية أن تواكب رُكبَ الطفرة الحضارية التي تشهدها حكومة دبي، وعلى الجميع أن يترك بصمة التميز والإبداع في موقع العمل لكي يتسنى له الإستمرار في حصد الإنجازات المثمرة من خلال هذه الطفرة، وإلا فالتخلف عن الركب سيكون أمراً واقعاً ونتيجة حتمية".